Dienstreizen in België

Wat is het:

Het gaat om een forfaitaire dagvergoeding die men kan toekennen aan werknemers en bestuurders voor de dagen waarop ze beroepsmatige verplaatsingen maken.

Deze vergoeding dekt uitsluitend de kosten van maaltijden en dranken onderweg (Comm. IB 31/36). Alle andere kosten die men onderweg maakt (bv. parkeertickets, de kosten van openbaar vervoer of een taxi, representatiekosten, enz.) zijn aftrekbaar bovenop de dagvergoeding.

Wat zijn de voorwaarden om deze forfait toe te passen:

De forfaitaire dagvergoeding mag enkel toegekend worden als de volgende voorwaarde cumulatief voldaan zijn:

1. de verplaatsing duurt minstens 6 uur;
2.  er mag geen enkel ander voordeel of andere vergoeding worden toegekend ter compensatie van de maaltijdkosten. Zo kan men geen forfait toepassen in de volgende voorbeelden: de werknemer / bestuurder heeft toegang tot een bedrijfsrestaurant, heeft recht op maaltijdcheques, de maaltijd is voorzien in de opleiding, de leverancier voorziet een maaltijd, … (circulaire 2018/C/8 van 22 januari 2018).

Hoeveel bedraagt de forfait:

Sinds 1 april 2020 bedraagt deze forfait € 17,41 met een maximum van 16 dagen per maand. Er bestaat nog een toeslag van € 128,01 indien er ook nog een overnachting aan gekoppeld is.

Enkele opmerkingen / aandachtspunten:

• Een maandelijkse forfaitaire vergoeding kan toegekend worden als de werknemer regelmatig dienstreizen doet die aan de voorwaarden voldoen. Deze maandelijkse vergoeding mag echter nooit meer bedragen dan 16 keer de dagvergoeding.
• Het aantal dagen per jaar waarvoor een dagvergoeding kan toegekend worden is onbeperkt, en het bedrag blijft ook onveranderd.
• De toeslag wegens overnachting dekt de kosten van een avondmaal, het logies en een ontbijt.
• Voor de toekenning van de toeslag wegens overnachting gelden de volgende voorwaarden die cumulatief voldaan moeten zijn:

o   de dienstverplaatsing is verder dan 75 km;

o   er mag geen enkel ander voordeel of andere vergoeding worden toegekend ter compensatie van de overnachtingskosten;

o   de werknemer mag niet beschikken over gratis huisvesting.

•  40 dagenregel: wanneer een werknemer meer dan 40 dagen aanwezig is op dezelfde plaats in de loop van het belastbaar tijdperk, wordt deze plaats beschouwd als de vaste plaats van tewerkstelling. De vergoeding die toegekend wordt voor de verplaatsingen tussen deze plaats en zijn woonplaats mogen niet beschouwd worden als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever en zijn dus belastbaar in hoofde van de belastingplichtige (parl. vr. Wouters, 07.03.2013).Bron: KB 18.10.2018)
• De administratie heeft recent echter ook beslist dat een vennootschap geen belastingvrije dagvergoedingen voor dienstreizen aan bestuurders of werknemers kan toekennen, als die een ganse dag bij klanten werken uitvoert in de bouwsector (Uitspraak Hof van Beroep te Gent  06 februari 2018). Wie een ganse dag op één werf actief is, wordt dus niet langer als een rondreizende functie aanzien. Maar wel als een vaste en weliswaar wisselende plaats van tewerkstelling. Verschillende opeenvolgende werven worden dus telkens als een vaste plaats van tewerkstelling aanzien.
• Bij toepassing van deze forfait is het aangewezen om uw agenda goed bij te houden, zodat u bij een fiscale controle kan aantonen dat u een verplaatsing van meer dan zes uur heeft gedaan en dus recht heeft op deze forfait.