Een factuur die enkele dagen te laat wordt betaald, lijkt misschien onschuldig. Maar wanneer openstaande facturen zich opstapelen, kan dit al snel wegen op de cashflow van uw onderneming.

Recente cijfers tonen bovendien aan dat heel wat Belgische ondernemingen onder financiële druk staan. Voor ondernemers is een goede opvolging van klanten en openstaande vorderingen daarom geen administratieve bijzaak. Het is een essentieel onderdeel van een gezond financieel beleid.

 

Laattijdige betalingen wegen op uw onderneming

U heeft uw goederen geleverd of uw diensten uitgevoerd, maar de betaling laat op zich wachten. Ondertussen moeten lonen, leveranciers, sociale bijdragen, btw en andere kosten wel tijdig betaald worden.

Openstaande klantenfacturen kunnen daardoor een rechtstreekse impact hebben op uw beschikbare liquiditeiten. Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe groter bovendien het risico dat u uiteindelijk niet het volledige bedrag kunt innen.

Zeker wanneer een belangrijke klant financiële moeilijkheden krijgt of failliet gaat, kan de impact aanzienlijk zijn.

 

Faillissementen blijven een belangrijk aandachtspunt

De faillissementscijfers tonen aan dat waakzaamheid aangewezen blijft. In bepaalde regio's en sectoren ligt het aantal faillissementen bijzonder hoog.

Dat betekent uiteraard niet dat iedere klant met een betalingsachterstand in financiële moeilijkheden verkeert. Een laattijdige betaling kan verschillende oorzaken hebben.

Wel is het verstandig om betalingsachterstanden niet automatisch als een administratief detail te beschouwen. Wanneer een klant steeds later betaalt, meerdere vervallen facturen heeft of betalingsafspraken niet nakomt, kan dat een signaal zijn om sneller actie te ondernemen.

 

Goed debiteurenbeheer begint vóór u factureert

Een doeltreffend debiteurenbeheer begint eigenlijk al vóór u een nieuwe klant aanvaardt.

Zeker bij grotere opdrachten of belangrijke klanten kan het nuttig zijn om vooraf een aantal zaken te controleren. Denk bijvoorbeeld aan de identiteit van de onderneming, de financiële gezondheid, de publicatie van de jaarrekening en eventuele signalen die op betalingsproblemen kunnen wijzen.

Ook duidelijke afspraken helpen discussies achteraf voorkomen. Leg daarom vooraf vast:

• welke prijs werd overeengekomen;
• wanneer en hoe u factureert;
• welke betalingstermijn geldt;
• welke algemene voorwaarden van toepassing zijn;
• wat er gebeurt bij laattijdige betaling.

Bij omvangrijke opdrachten kan het bovendien verstandig zijn om met voorschotten of tussentijdse facturen te werken. Zo vermijdt u dat u het volledige financiële risico tot het einde van de opdracht zelf draagt.

 

Volg openstaande facturen systematisch op

Een factuur versturen is slechts de eerste stap. Zorg ervoor dat u ook weet wanneer ze vervalt en of ze effectief werd betaald.

Werk daarom met een vaste opvolgingsprocedure. Een eerste vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum kan vaak al voldoende zijn. Blijft de betaling uit, dan is een meer formele aanmaning aangewezen.

Wacht vooral niet maanden om actie te ondernemen. Hoe sneller u betalingsproblemen detecteert, hoe meer mogelijkheden u doorgaans heeft om tot een oplossing te komen.

Maak binnen uw onderneming ook duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor de opvolging. Zo vermijdt u dat vervallen facturen tussen de plooien van de dagelijkse administratie verdwijnen.

 

Kijk verder dan alleen uw omzet

Een stijgende omzet is positief, maar zegt niet alles over de financiële gezondheid van uw onderneming.

Een verkoop is pas echt gerealiseerd wanneer de klant ook betaalt. Een onderneming kan op papier winstgevend zijn en tegelijk met liquiditeitsproblemen kampen wanneer klanten structureel te laat betalen.

Daarom is het belangrijk om naast omzet en winst ook uw cashflow en klantenbalans regelmatig te bekijken.

Hoeveel facturen zijn vervallen? Hoe lang staan ze al open? Welke klanten betalen systematisch te laat? En welk bedrag van uw werkkapitaal zit momenteel vast bij klanten?

Door deze informatie regelmatig op te volgen, krijgt u sneller zicht op mogelijke risico's.

 

Een betalingsachterstand? Onderneem tijdig actie

Niet iedere achterstallige factuur vereist onmiddellijk juridische stappen. Soms volstaat een telefoontje of een duidelijke betalingsafspraak.

Wanneer een klant tijdelijk met liquiditeitsproblemen kampt, kan een haalbaar afbetalingsplan in sommige gevallen een oplossing bieden. Zorg er dan wel voor dat de afspraken duidelijk worden vastgelegd en opgevolgd.

Blijft een reactie of betaling uit, dan is het belangrijk om niet eindeloos te wachten. Afhankelijk van de situatie kan een formele ingebrekestelling, invordering of verdere juridische actie noodzakelijk worden.

Ook wanneer een klant failliet gaat, is een snelle opvolging belangrijk. Uw vordering moet dan correct worden aangegeven en ook boekhoudkundig en fiscaal moet het nodige gebeuren.

 

Maak van debiteurenbeheer een vast onderdeel van uw financieel beleid

Goed debiteurenbeheer gaat niet alleen over het innen van oude facturen. Het gaat vooral over het beperken van risico's vóór ze problematisch worden.

Een aantal eenvoudige gewoontes kan daarbij al een groot verschil maken:

• controleer nieuwe klanten wanneer het financiële belang dit rechtvaardigt;
• maak duidelijke afspraken over prijzen en betalingstermijnen;
• factureer zo snel mogelijk na levering of uitvoering;
• werk bij grotere opdrachten eventueel met voorschotten;
• volg vervallen facturen op vaste tijdstippen op;
• reageer snel wanneer betalingsafspraken niet worden nagekomen;
• bespreek structurele betalingsproblemen tijdig met uw accountant.

 

CICA kijkt verder dan uw boekhouding

Uw klantenbalans vertelt veel over de financiële gezondheid van uw onderneming. Daarom bekijken we bij CICA niet alleen wat er in het verleden is geboekt, maar denken we ook mee over de financiële toekomst van uw onderneming.

Merkt u dat openstaande facturen oplopen? Heeft u klanten die structureel te laat betalen? Of wilt u meer zicht krijgen op uw cashflow en werkkapitaal?

Neem dan gerust contact op met CICA. Samen bekijken we waar de risico's liggen en welke stappen u kunt nemen om uw cashflow en onderneming beter te beschermen.