Normale en verlengde verjaringstermijn

De algemene regel blijft van kracht, namelijk een verjaringstermijn van drie jaar. Over het algemeen verjaart een vordering tot voldoening van btw, interesten en boeten na afloop van het derde kalenderjaar na het jaar waarin de btw opeisbaar werd (art. 81bis, §1, lid 1 W.Btw).

Concreet betekent dit dat bij een btw-controle in 2023 alleen btw, interesten en boetes kunnen worden nagevorderd voor de jaren 2020, 2021, 2022 en het al verstreken deel van 2023.

Tenzij laattijdige btw-aangifte!

Sinds 1 januari 2023 is er echter een nieuwe regel van kracht. In geval van laattijdige of niet-ingediende periodieke btw-aangiften wordt de verjaringstermijn verlengd tot vier jaar (art. 81bis, §1, lid 2 W.Btw).

Dit betekent dat als bijvoorbeeld de aangifte voor het tweede kwartaal van 2023 te laat wordt ingediend, de verjaringstermijn voor de prestaties in dat kwartaal wordt verlengd van drie naar vier jaar, maar alleen voor dat specifieke kwartaal. Voor het eerste kwartaal van 2023 blijft de verjaringstermijn dus drie jaar.

Tips:

Een btw-aangifte die na de 20ste van de maand wordt ingediend vanwege de zomerregeling, wordt niet beschouwd als laattijdig (circulaire 2023/C/58 14.06.2023, 3.2.3.).

Deze verlengde termijn van vier jaar is alleen van toepassing op periodieke btw-aangiften. Bijzondere btw-aangiften vallen hier niet onder (circulaire 2023/C/58, 3.2.2.).

Extra verlengde verjaringstermijnen

Verlenging tot zeven jaar: Als buitenlandse inlichtingen, een rechtsvordering of bewijskrachtige elementen aantonen dat aan btw onderworpen prestaties niet zijn aangegeven, of als ten onrechte vrijstellingen zijn toegepast of onrechtmatige btw-aftrekken zijn genomen, wordt de verjaringstermijn verlengd tot zeven jaar (art. 81bis, §1, lid 3 W.Btw).

Verlenging tot tien jaar (nieuw): Sinds 1 januari 2023 wordt de verjaringstermijn in geval van fraude verlengd tot tien jaar (art. 81bis, §1, lid 4 W.Btw), in plaats van de voorgaande zeven jaar.

*Tip: Voor toepassing van de verlengde tienjarige verjaringstermijn in geval van fraude moet de Btw de betrokkene vooraf schriftelijk en nauwkeurig op de hoogte stellen van vermoedens van belastingontduiking (art. 84ter W.Btw).

Inwerkingtreding:

De nieuwe verjaringstermijnen van vier en tien jaar zijn alleen van toepassing op btw die opeisbaar is geworden sinds 1 januari 2023. Voor btw die vóór die datum opeisbaar is geworden, blijven de oude regels van kracht (circulaire 2023/C/58, 3.3.3.).

Bewaartermijnen

Bewaartermijn van zeven jaar verlengd tot tien jaar: Vanwege de invoering van een verjaringstermijn van tien jaar sinds 1 januari 2023, wordt de bewaartermijn van facturen, boeken en andere documenten verlengd van zeven naar tien jaar (art. 60, §3 W.Btw).

Wat valt er onder deze bewaartermijn? Deze verlengde bewaartermijn is van toepassing op zowel inkomende als uitgaande facturen, handelsboeken, boekingsstukken, contracten, rekeninguittreksels, betalingsbewijzen en alle andere documenten met betrekking tot de uitgeoefende activiteit (art. 60, §4 W.Btw).

Let op:

De bewaartermijn geldt zowel voor papieren als gedigitaliseerde documenten (circulaire 2023/C/58, 3.1.1.).

Zelfs als u niet wettelijk verplicht bent om een factuur uit te reiken maar dit toch doet, is de bewaartermijn van toepassing.

Inwerkingtreding en berekening:

De nieuwe bewaartermijn van tien jaar is van kracht voor documenten die verband houden met btw die vanaf 1 januari 2023 opeisbaar is geworden. Voor documenten met betrekking tot btw die vóór die datum opeisbaar is geworden, geldt nog steeds de bewaartermijn van zeven jaar.

De berekening van de bewaartermijn blijft ongewijzigd. De termijn van tien jaar begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreikingsdatum (voor facturen), de datum (voor andere documenten) of de afsluitingsdatum (voor boeken).

Langere bewaartermijnen:

In sommige gevallen kunnen de bewaartermijnen nog langer zijn, bijvoorbeeld wanneer de herzieningstermijn van 15 jaar (voor onroerende bedrijfsmiddelen) of 25 jaar (verhuring onder het optioneel btw-stelsel) van toepassing is, wordt de bewaartermijn eveneens verlengd tot respectievelijk 15 of 25 jaar.